会议及展（zhǎn）览的预算（suàn）不是一个概念。通（tōng）常而言，会议预算包括以下几（jǐ）个方面（miàn）：

1、交通费（fèi）用（yòng） 
(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客（kè）轮，以及目的地车站（zhàn）、机（jī）场（chǎng）、码头至住宿地的交（jiāo）通
(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费（fèi）用，包括住宿（xiǔ）地至（zhì）会所的交通、会所到餐饮（yǐn）地点的交通、会（huì）所到商务交际场地的交通、商务考察交通以（yǐ）及（jí）其他（tā）与会人员可能使用的预（yù）定交通。
(3)、欢送交（jiāo）通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住（zhù）宿地至机场、车站、港口交通（tōng）费用（yòng）。

2、会议室/厅费用（yòng）
(1)、会议场地租金：通常而言，场地的（de）租赁已经（jīng）包（bāo）含某些常用设施，譬（pì）如激光指示笔、音响（xiǎng）系统、桌椅、主席台、白板（bǎn）或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施（shī）并不涵盖在（zài）内——比如投影设备、临（lín）时性（xìng）的（de）装饰物、展架等（děng）。
(2)、会议设施租（zū）赁费用（yòng）：此部分费用主（zhǔ）要是租赁一些特殊设备，如（rú）投影仪（yí）、笔记本电脑、移动式（shì）同声翻译系（xì）统、会（huì）场展示系统、多媒（méi）体（tǐ）系统（tǒng）、摄（shè）录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保（bǎo）证（zhèng）金，租赁费用中包（bāo）括设备的技（jì）术支持与维护（hù）费用。值得注意（yì）的是，在租赁时应对设备（bèi）的各（gè）类功效（xiào）参数作出具体（tǐ）要求（可向会（huì）议服务公司咨（zī）询（xún），以获（huò）得最适宜的性价（jià）比），否则可能影响会议（yì）的进行。另（lìng）外，这（zhè）些会议设施由于品牌（pái）、产地及新旧不（bú）同，租赁的（de）价格可能相（xiàng）差（chà）很大（dà）。
(3)、会场布置费用：如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会（huì）场（chǎng）租（zū）赁费用中。如果有（yǒu）特殊要（yào）求，可以与专业的会议服（fú）务（wù）商协商。
(4)、其他支持费用：这些（xiē）支持通常包括广告及印刷、礼仪（yí）、媒介等。基于这些支（zhī）持均为临时性质，如会议主（zhǔ）办方分（fèn）别寻找这些行业支持的（de）话，其（qí）成本费用可能比市（shì）场行价要（yào）高，如（rú）果让专业会议服务商代理（lǐ），将获得价格相对（duì）比较低廉且服务专业（yè）的（de）支持。对于这些单项服务支（zhī）持，主办方应尽可（kě）能细化各项（xiàng）要求，并单独签（qiān）订（dìng）服务协议。

3、住宿费用
住宿的费（fèi）用应该非常好理（lǐ）解——值得注意的只（zhī）是住宿费里面（miàn）有（yǒu）些价格是完全价（jià）格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会（huì）议而言，住宿（xiǔ）费可能是（shì）主要的开支之（zhī）一。找专（zhuān）业的会展（zhǎn）服（fú）务商通常能获得较好的折扣。正常（cháng）的住宿费除与酒（jiǔ）店（diàn）星级标准（zhǔn）、房型等因素有关（guān）外，还与客房内开放（fàng）的（de）服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你（nǐ）吧酒水、一（yī）次性换洗衣物（wù）、互联网（wǎng）、水果提供等服务是否开放有（yǒu）关。会议主办方应明确酒店应当关（guān）闭或者开放（fàng）的服务项目及范围。

4、餐（cān）饮费（fèi）用
(1)、早餐通（tōng）常是自助餐，也可以（yǐ）采取围桌（zhuō）式就餐，费用按人（rén）数（shù）计（jì）算（但（dàn）考虑到会议就（jiù）餐的特殊性，所以（yǐ）预（yù）计就餐人数不（bú）得与实际就餐人数相（xiàng）差到15％，否（fǒu）则餐馆有理由拒绝按实际就餐（cān）人数结算——而改为按预（yù）定人数（shù）收取费（fèi）用）
(2)、中餐及（jí）午餐基本属于（yú）正餐（cān），可以采取（qǔ）人数预算——自助餐形式（shì），按桌预算——围桌式形式（shì）。如果主办方希望酒（jiǔ）水消费自行（háng）采购而非由餐馆提供（gòng），餐馆可能会收取一定数量的（de）服务费用。
(3)、如果在高星级酒（jiǔ）店餐厅就餐，餐（cān）厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如（rú）果可以外带酒水（shuǐ）消（xiāo）费，餐（cān）厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办（bàn）会议宴会（huì），通常在基本消费（fèi）水准的基（jī）础上（shàng）加收（shōu）15％左右的服务（wù）费（fèi）。
(4)、此项费（fèi）用基本上（shàng）是（shì）按人（rén）数预算的，预算（suàn）时（shí）可提出不同（tóng）时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告（gào）知的（de）茶歇（xiē）价（jià）格通常包含服务人（rén）员费用。通常（cháng）情况下，茶（chá）歇的种（zhǒng）类可（kě）分为西（xī）式与中（zhōng）式（shì）两种——西式基（jī）本上（shàng）以咖啡、红茶、西式（shì）点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖（kā）啡、水果及（jí）点（diǎn）心（xīn）为主。
(5)、联谊酒会/舞会的预算可能比单（dān）独（dú）的宴会复杂（zá），宴会只（zhī）要设定（dìng）好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预（yù）算（suàn）设计到场地与节目（mù）支持，其（qí）预算（suàn）可能需要比较（jiào）长的时间确（què）认。

5、视（shì）听设备（bèi）
除（chú）非在（zài）室（shì）外（wài）进行（háng），否则视听设备（bèi）的（de）费用通常可以忽略。如不（bú）得不（bú）在室（shì）外进行，视听设备的预算就比（bǐ）较复杂，包括：
设备本身的租赁费用（yòng），通常按天计（jì）算
设备的运输、安装调试及控制技（jì）术人员支持费（fèi）用，可让会展服务商代理（lǐ）
音源——主要是背景（jǐng）音乐及娱（yú）乐音乐选择，主办（bàn）者可自带，也可委托代理

6、杂费
杂费是指（zhǐ）会（huì）展过程中一些（xiē）临时性安排产生的费用，包括打印、临（lín）时运（yùn）输（shū）及装（zhuāng）卸、纪（jì）念品、模（mó）特与礼仪服务、临时道具、传（chuán）真及其他通讯（xùn）、快递服务、临时保健、翻译与向（xiàng）导、临时商务用车（chē）、汇（huì）兑等等（děng）。杂费的预算很（hěn）难计划，通（tōng）常可以（yǐ）在会（huì）务（wù）费用预（yù）算中增列不可预见（jiàn）费用作为机动处（chù）理。